Adatvédelem

A New Age Rent Korlátolt Felelősségű Társaság Belső Adatkezelési és Adatbiztonsági Szabályzata

1. PREAMBULUM

A személyes adatok védelméhez való jog Magyarország Alaptörvénye VI. cikk (2) bekezdésében rögzítettek szerint alkotmányos alapjog, amelynek az Alkotmánybíróság gyakorlata alapján leglényegesebb követelménye, hogy “mindenki számára követhetővé és ellenőrizhetővé kell tenni az adatkezelés egész útját, vagyis mindenkinek joga van tudni, ki, hol, mikor, milyen célra használja fel az ő személyes adatát.”

A  New Age Rent Korlátolt Felelősségű Társaság
székhely: 6722, Szeged, Vitéz utca 19.
weboldal: www.newagerentkft.com
cégjegyzékszám: 06 09 025071
adószám: 26666198-2-06
e-mail cím: newagerent@gmail.com
ügyvezető: Fazekas Tamás, Joó Gergely

mint adatkezelő(a továbbiakban: Adatkezelő) 

eleget tesz ezen alkotmányos követelménynek és valamennyi jogszabályi kötelezettségének. Biztosítja továbbá az elszámoltathatóság alapelvének való megfelelést, a jelen szabályzatban (a továbbiakban: Szabályzat) és mellékleteiben rögzíti az általa végzett adatkezelési tevékenységeket, az adatkezelések feltételeit, célját, jogalapját, az eljárási rendeket, azaz hogy ki és milyen feladatot lát el az adatkezelés során, hogyan történik az adatkezelések megtervezése, az érintettek hogyan gyakorolhatják jogaikat, adatvédelmi incidens esetén mi az eljárási rend, Adatkezelő hogyan biztosítja az adatok biztonságát.

A Szabályzat célja, hogy az abban rögzítetteknek megfelelő eljárási rend alkalmazásával és az adatkezelés alapelveinek betartásával az Adatkezelő biztosítsa az információs önrendelkezési jog érvényesülését, megakadályozza a személyes adatokhoz való jogosulatlan hozzáférést, az adatok megváltoztatását, nyilvánosságra hozatalát, ennek érdekében meghatározza a személyes adatok kezelése során irányadó adatvédelmi és adatbiztonsági szabályokat. 

2. A SZABÁLYZAT HATÁLYA

SZEMÉLYI HATÁLY
A 2018. május 25. napjától az EU területén kötelezően alkalmazandó, az Európai Parlament és a Tanács 2016. április 27-I (EU) 2016/679 rendelet (a továbbiakban: GDPR) 24. cikk (2) bekezdésében foglaltak szerinti belső adatkezelési és adatbiztonsági szabályzata kiterjed az New Age Rent Korlátolt Felelősségű Társaság (a továbbiakban: Adatkezelő) szervezetére és valamennyi munkatársára, továbbá az érintettekre, akiknek Adatkezelő személyes adatait kezeli.

TÁRGYI HATÁLY
A Szabályzat hatálya kiterjed az Adatkezelő által üzemeltetett www.newagerentkft.com weboldal üzemeltetésére, a weboldalon keresztül elérhető szolgáltatásokra, továbbá az Adatkezelő valamennyi olyan tevékenységére, amelynek során személyes adatokat kezel.

IDŐBELI HATÁLY
A szabályzat 2019. május 01. napján lép hatályba és visszavonásig hatályos

3. ÉRTELMEZŐ RENDELKEZÉSEK

adatvédelem: a személyes adatok kezelésének szabályozása az érintett önrendelkezési jogának érvényesítése érdekében;
adathordozó: bármely formában, bármilyen eszköz felhasználásával, bármilyen eljárással előállított, személyes adatot tartalmazó anyag;
adatkezelő megbízottja: az a gazdasági társaság, aki az adatkezelővel kötött megbízási/vállalkozási/közvetítői/együttműködési szerződés alapján adatkezelő telephelyein adatkezelő érdekében üzleti tevékenységet végez, amely tevékenység során személyes adatokat kezel;
adatvédelmi incidens: a biztonság olyan sérülése, amely a továbbított, tárolt, vagy más módon kezelt személyes adatok véletlen vagy jogellenes megsemmisítését, elvesztését, megváltoztatását, jogosulatlan közlését, vagy az azokhoz való jogosulatlan hozzáférést eredményezi;
hardver eszköz:  valamennyi olyan eszköz, amelynek feladata az informatikai rendszer folyamatos működésének biztosítása, vagy amely biztonsági adatmentésre, vagy másolatok készítésére szolgál, továbbá ami elektronikus vagy egyéb módon a számítógép külső behatás elleni védelmét szolgálja;
hírközlő eszköz: bármilyen technikai eszköz, technológiai eljárás, amely egy vagy több fogadó személy számára jelzések, adatok és információk továbbítására vagy fogadására alkalmas;
érintettek: azok a természetes személyek - különösen, de nem kizárólagosan az Adatkezelő ügyfelei és munkavállalói - akiknek személyes adatát az Adatkezelő kezeli;

4. A SZABÁLYZAT SZERKESZTÉSE SORÁN ALKALMAZOTT JOGSZABÁLYOK

• Magyarország Alaptörvénye (a továbbiakban: Alaptörvény)
• évi CXII. törvény az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról (a továbbiakban: Infotv.)
• az elektronikus kereskedelmi szolgáltatások, valamint az információs társadalommal összefüggő szolgáltatások egyes kérdéseiről szóló 2001. évi CVIII. törvény (a továbbiakban: )
• a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság tájékoztatója a munkahelyi adatkezelések alapvető követelményeiről (a továbbiakban: NAIH tájékoztató)
• Az Európai Parlament és a Tanács (EU) 2016/679 rendelete (2016. április 27.) a természetes személyeknek a személyes adatok kezelése tekintetében történő védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról, valamint a 95/46/EK rendelet hatályon kívül helyezéséről (általános adatvédelmi rendelet) (a továbbiakban: GDPR)
• évi CXXXIII. törvény a személy- és vagyonvédelmi, valamint a magánnyomozói tevékenység szabályairól (a továbbiakban: Szvtv.)
• a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság ajánlása az előzetes tájékoztatás adatvédelmi követelményeiről (a továbbiakban: NAIH ajánlás)

5. ADATVÉDELMI ALAPELVEK

Adatkezelő már az adatkezelés módjának meghatározásakor, illetőleg végig az adatkezelés során az adatkezelési célnak és az adatkezelés elveinek megfelelően jár el és megteszi a célnak megfelelő technikai és szervezési intézkedéseket és az adatkezelés során szem előtt tartja az adattakarékosság elvét. (beépített és alapértelmezett adatkezelés)

Adatkezelő az egyes adatkezelési célok megvalósulásához szükséges mértékben és ideig és kizárólag olyan személyes adatot kezel, amely az adatkezelés céljának megvalósulásához elengedhetetlen és a cél elérésére alkalmas.

Adatkezelő munkavállalói és megbízottjai a tevékenységük ellátása során személyes adatot kizárólag a vonatkozó jogszabályok rendelkezéseinek megfelelően kezelnek.

Ha az Adatkezelő, a munkavállalója, vagy megbízottja tudomást szerez arról, hogy az általa kezelt személyes adat hibás, hiányos, vagy elavult, Adatkezelő köteles eljárni a helyesbítés érdekében.

Adatkezelő biztosítja, hogy az adatkezelés átlátható legyen, azaz az érintett tömör, ugyanakkor közérthető, könnyen hozzáférhető, világosan megfogalmazott tájékoztatást kapjon személyes adatai kezeléséről. 

6. A TÁRSASÁG ADATVÉDELMI RENDSZERE

Az Adatkezelő ügyvezetője a társaság működésének sajátosságait figyelembe véve határozta meg az adatvédelem szervezetét, a feladat- és hatásköröket. A szabályzatban előírtak betartatásáért a feladatkörében minden érintett önálló szervezeti egység vezetője felelős. A társaság munkavállalói munkavégzésük során gondoskodnak arról, hogy jogosulatlan személyek ne tekinthessenek be személyes adatokba, továbbá arról, hogy a személyes adat tárolása, elhelyezése úgy kerüljön kialakításra, hogy az jogosulatlan személy részére ne legyen hozzáférhető, megismerhető, megváltoztatható, megsemmisíthető.

A társaság adatvédelmi rendszerének felügyeletét az ügyvezető látja el. 

Az ügyvezető az adatvédelemmel kapcsolatosan:

1. felelős az érintettek GDPR-ban és az Infotv.-ben meghatározott jogainak gyakorlásához szükséges feltételek biztosításáért;
2. felelős a társaság által kezelt személyes adatok védelméhez szükséges személyi, tárgyi és technikai feltételek biztosításáért;
3. felelős az adatkezelésre irányuló ellenőrzés során esetlegesen feltárt hiányosságok vagy jogszabálysértő körülmények megszüntetéséért, a személyi felelősség megállapításához szükséges eljárás kezdeményezéséért, illetve lefolytatásáért;
4. felügyeli az adatvédelmi tisztviselő tevékenységét;
5. ellenőrzi az adatvédelmi tárgyú szabályzatok betartását, ennek érdekében vizsgálatot rendelhet el;
6. vezeti az adatvédelemmel kapcsolatos nyilvántartásokat;
7. kiadja a társaság adatvédelemmel kapcsolatos szabályzatait;
8. figyelemmel kíséri az adatvédelemmel kapcsolatos jogszabályi változásokat;

Szabályzatok, tájékoztatók

Adatkezelő – az átláthatóság és elszámoltathatóság elvével összhangban –az alább felsorolt szabályzatokat, tájékoztatókat bocsátotta ki:

1. Belső adatkezelési és adatbiztonsági szabályzat;
2. Adatkezelési tájékoztató a www.newagerentkft.com weboldal, az azon keresztül elérhető foglalási rendszer adatkezelési tevékenységének tárgyában (honlapon elhelyezve);
3. Munkaügyi adatkezelési szabályzat;
4. Tájékoztató kamerás adatkezelésről munkavállalók és látogatók részére
5. Érdekmérlegelési teszt a kamerás adatkezeléshez

Adatkezelő informatikus munkatársa gondoskodott arról, hogy az Adatkezelő által üzemeltetett honlapon a nyitó oldalról egy linkre kattintva, egyszerűen elérhető legyen az adatkezelési tájékoztató, biztosítva ezzel az érintettek előzetes tájékoztatását és az átláthatóságot.

Hatásvizsgálat, adatvédelmi tisztviselő

Adatkezelő a jelen szabályzat 1. számú mellékletében foglalt felmérés alapján megállapította, hogy adatkezelési tevékenysége vonatkozásában a GDPR 35. cikkében részletezett adatvédelmi hatásvizsgálat lefolytatása nem szükséges.
Adatkezelő a GDPR 37. cikke alapján adatvédelmi tisztviselő kijelölésére nem köteles.

Adatfeldolgozók

Adatkezelő az adatkezelési tevékenysége ellátása során az alábbi adatfeldolgozókat veszi igénybe:


?bérszámfejtő?:
(hozzáférés a bérszámfejtéshez szükséges személyes adatokhoz)
székhely:
adószám:

e-mail: 
telefonszám:
képviseletében:

?könyvelő?:
(hozzáférés a könyvelés során kezelt személyes adatokhoz)
székhely:
e-mail: 

 telefonszám:
képviseletében:
levelezőrendszer backup:
(hozzáférés a levelezőrendszerhez)
székhely:
adószám:
cégjegyzékszám:
e-mail:

Adatkezelő ügyvezetője felülvizsgálta és a GDPR rendelkezéseinek megfelelően kiegészítette és módosította az adatfeldolgozókkal kötött szerződéseket, amelyek kitérnek arra, hogy amennyiben az adatfeldolgozó adatvédelmi incidensről szerez tudomást, arról haladéktalanul köteles adatkezelőt értesíteni, a GDPR 33. cikkében rögzítetteknek megfelelően.

Adatbiztonsági intézkedések

A GDPR 32. cikkében foglalt előírásoknak megfelelően Adatkezelő garantálja az általa végzett adatkezelés jellegének, hatókörének, körülményeinek és céljainak megfelelő adatbiztonságot, azaz:

1. a bizalmasságot, amelynek értelmében kizárólag az arra jogosultak ismerhetik meg a személyes adatokat;
2. a sértetlenséget/integritást, vagyis az személyes adatok az adatkezelés teljes időtartama alatt az eredeti állapotnak megfelelnek;
3. a rendelkezésre állást, vagyis az adatok az adatkezelés teljes folyamata során rendelkezésre állnak, amikor rájuk szükség van.

Adatkezelő az információbiztonsági intézkedésekkel megteremti a kezelt személyes adatok

• fizikai;
• adminisztratív kontrollját.
• logikai és

Fizikai kontroll:

• Az ügyfelekkel kötött szerződések és a munkaügyi személyi anyagok kinyomtatva, lefűzve egy-egy zárható szekrényben kerültek elhelyezésre.
• A társaság adatkezelést végző munkatársai a nap folyamán kizárólag úgy hagyhatják el azt a helyiséget, ahol az adatkezelés zajlik, hogy a rá bízott adathordozókat elzárják, a számítógépeiket jelszóval zárolják, vagy az irodát bezárják.
• Adatkezelő szervere az irodában egy elzárt szobában található, amelynek kulcsával kizárólag az ügyvezető és az IT munkatárs rendelkezik.
• A szerződésekhez ügyvezető és az értékesítő munkakörben foglalkoztatott munkavállalók, a személyi anyagokhoz az ügyvezető és a HR munkatárs rendelkezik hozzáféréssel, azokat más személyek nem ismerhetik meg, nem férhetnek hozzá.
• Amennyiben a papír alapon tárolt személyes adat kezelésének célja megvalósult, az Adatkezelő intézkedik a papír megsemmisítéséről.

Informatikai védelem (mint a fizikai kontroll része):

• Az adatkezelés során használt számítógépek az Adatkezelő tulajdonát képezik;
• A hálózati kiszolgáló gépen tárolt adatokhoz kizárólag Adatkezelő IT munkatársa, vagy az ügyvezető által erre írásban kijelölt személyek férhetnek hozzá;
• A hálózaton tárolt adatok biztonsága érdekében a szerverek esetén magas rendelkezésre állású infrastruktúrán történő mentésekkel és archiválással kerüli el az Adatkezelő az adatvesztést;
• A lementett adatokat tároló mágneses adathordozó az erre a célra kialakított páncéldobozban tűzbiztos helyen és módon tárolt;
• Adatkezelő a rendelkezésre álló számítástechnikai eszközökkel, azok alkalmazásával megakadályozza az illetéktelen személyek hálózati hozzáférését;
• A számítógépeken található adatokhoz csak érvényes, személyre szóló, azonosítható jogosultsággal – minimum felhasználónévvel és jelszóval – lehet hozzáférni, a jelszavak időszakonkénti cseréjéről a felhasználó gondoskodik;
• Amennyiben az adatkezelés célja megvalósult, az adatkezelés határideje letelt, úgy az adatot tartalmazó fájlt visszaállíthatatlanul törölni kel, az adat útja vissza nem nyerhető;
• A teljes szerver összes anyaga vonatkozásában napi mentést végez, a mentés mágneses adathordozóra történik;
• Adatkezelő a személyes adatokat kezelő hálózaton a vírusvédelemről folyamatosan gondoskodik;
• Adatkezelő a szerver(eke)t külön erre a célra kialakított, zárható helyiségben helyezi el, amelybe belépési engedéllyel kizárólag az IT munkatárs, valamint az ügyvezető és az általa erre írásban felhatalmazott személy rendelkezik;

Adminisztratív kontroll:

Adatkezelő a jelen szabályzat, a munkaügyi adatkezelési szabályzat és az adatvédelmi tájékoztatók megalkotásával kialakította azokat az eljárási szabályokat, amelyek biztosítják a jogszabályi rendelkezések érvényre juttatását. Felülvizsgálta és kiegészítette továbbá az adatfeldolgozási szerződéseket, és munkavállalói oktatásával is biztosítja az adminisztratív kontrollt.

Logikai kontroll

A természetes személyek személyes adatai egymástól elkülönítetten kezelt, megfelelő IT biztonsági intézkedésekkel védett adatbázisban találhatók, amelyekhez kizárólag az ügyvezető és az IT munkatárs rendelkezik hozzáféréssel.

7. AZ EGYES ADATKEZELÉSI TEVÉKENYSÉGEK ÉS AZOK NYILVÁNTARTÁSA

Adatkezelő az általa kezelt adatvagyon felmérést követően – a GDPR. 30. cikkében foglaltaknak megfelelően – adatkezelési célonként nyilvántartási rendszert vezet, amelyben meghatározza az adatkezelés célját, jogalapját, az adatkezeléssel érintetteket és a kezelt adatok körét, továbbá az adatkezelés időtartamát, és az esetleges címzetteket.

Munkaügyi adatok kezelése

Adatkezelő a munkaügyi adatok kezelése tárgyában külön szabályzatot bocsát ki, amely rendelkezik:

• a munkára jelentkezők és az általuk beküldött, valamint az ajánlások alapján beérkező önéletrajzokban található személyes adatok kezeléséről;
• a munkaviszony megszüntetése során megvalósuló adatkezelés.
• a munkaviszony fennállása alatt megvalósuló adatkezelésekről (különösen, de nem kizárólagosan az üzemorvos szolgáltatásának nyújtása során kezelt adatok, a bérszámfejtő által kezelt adatok, munkaszerződések kezelése, elektronikus megfigyelőrendszer működtetésével összefüggő adatkezelés, céges/csapatépítő rendezvényeken készült felvételekkel kapcsolatos adatkezelés, stb.)

Munkaerő felvétel nyilvántartása

• Az adatkezelő neve és elérhetőségei: NewAge Rent kft.
• E-mail: newagerent@gmail.com
• Az adatkezelés jogalapja: Az érintett előzetes tájékoztatáson alapuló hozzájárulása
• A személyes adatok kategóriái: Az érintett által megküldött álláspályázatban megadott, a meghirdetett munkakörre való alkalmasság megítéléséhez szükséges személyes adatok
• Harmadik országba történő adattovábbítás: nincsen
• Technikai és szervezési intézkedések: Munkaügyi adatkezelési szabályzatban rögzítve
• Székhely: 6722, Szeged, Vitéz utca 19.
• Az adatkezelés célja: Megfelelő munkavállaló kiválasztása
• Az érintettek kategóriái: A meghirdetett állásra pályázók
• A címzettek kategóriái: nincsen
• Adattörlésre előirányzott határidő: A beérkezéstől számított 1 év, erről a pályázókat a pályázat kiírásakor előzetesen tájékoztatjuk

Munkaviszonnyal összefüggő személyes adatok nyilvántartása

• Az adatkezelő neve és elérhetőségei: NewAge Rent kft.
• E-mail: newagerent@gmail.com
• Az adatkezelés jogalapja: A munkáltató jogos érdeke, szerződés teljesítése, jogi kötelezettség teljesítése (GDPR. 6. cikk (1) bekezdés f), b),c) pontja)
• A személyes adatok kategóriái: A munkaszerződésben feltüntetett adatok, a munkáltató által a vonatkozó jogszabályok alapján bekért személyes adatok
• Harmadik országba történő adattovábbítás: nincsen
• Technikai és szervezési intézkedések: Munkaügyi adatkezelési szabályzatban rögzítve
• Székhely: 6722, Szeged, Vitéz utca 19.
• Az adatkezelés célja: A munkaviszonyból származó jogok gyakorlása, kötelezettségek teljesítése
• Az érintettek kategóriái: Munkavállalók
• A címzettek kategóriái: Megbízott bérszámfejtő
• Adattörlésre előirányzott határidő: Az egyes jogszabályokban meghatározott őrzési idő

Ügyféladatbázis nyilvántartása – front office rendszer üzemeltetése

• Az adatkezelő neve és elérhetőségei: NewAge Rent Korlátolt Felelősségű Társaság
• E-mail: newagerent@gmail.com
• Az adatkezelés jogalapja: GDPR 6. cikk (1) bekezdés b) pontja alapján az adatkezelés szerződés teljesítéséhez szükséges
• A személyes adatok kategóriái: Kötelező: életkor, név, születési idő, lakcím, gépjárművezetői engedély száma, bankkártya-és hitelkártya adatok, e-mail cím, mobilszám,
• A címzettek kategóriái: Szerződéses partnercégek, mint adatfeldolgozók
• Adattörlésre előirányzott határidő: Elektronikusan szerződés lezárásától számított 6 hónap
• Az érintett tiltakozása (jogos érdek esetén): Reklamáció esetén –amely jogos érdeken alapuló adatkezelés – érintettnek joga van Adatkezelőnél tiltakozni az adatai kezelése ellen, de ebben az esetben Adatkezelő bizonyítani tudja, hogy az adatkezelést kényszerítő ok indokolja
• Székhely: 6722, Szeged, Vitéz utca 19.
• Az adatkezelés célja: Autókölcsönzésre irányuló bérleti szerződés megkötése
• Az érintettek kategóriái: Gépjármű bérleti szerződést kötő természetes személy ügyfelek
• Eshetőleges: járatszám, törzsutasszám, telefonszám
• Harmadik országba történő adattovábbítás: az AVIS licenszhez tartozó partnercégek részére az EU területére, valamint az USA-ba (megfelelő védelmi szintű állam a GDPR rendelkezései alapján)
• Papír alapú szerződések esetén a Sztv. rendelkezéseinek megfelelően a szerződés lezárásától számított 8 év
• Technikai és szervezési intézkedések: Az adatokat Adatkezelő elektronikusan saját szerverén tárolja. A szerverszobához kizárólag 2 személy rendelkezik belépési jogosultsággal, IT biztonsági intézkedések. A bérleti szerződéseket és azok kötelező mellékleteit Adatkezelő nyomtatott formában is őrzi egy külön erre a célra fenntartott, zárható szekrényben.

Számlázással kapcsolatos adatkezelések nyilvántartása

• Az adatkezelő neve és elérhetőségei: NewAge Rent Korlátolt Felelősségű Társaság
• E-mail: newagerent@gmail.com
• Az adatkezelés jogalapja: GDPR 6. cikk (1) bekezdés b) pontja alapján az adatkezelés szerződés teljesítéséhez szükséges
• A személyes adatok kategóriái: név, lakcím
• Harmadik országba történő adattovábbítás: nincsen
• Technikai és szervezési intézkedések: a jelen szabályzatnak megfelelő adatkezelés
• Székhely: 6722, Szeged, Vitéz utca 19.
• Az adatkezelés célja: Adatkezelő számláinak kiállítása
• Az érintettek kategóriái: Gépjárművet bérlő természetes személy ügyfelek
• A címzettek kategóriái: Megbízott könyvelő
• Adattörlésre előirányzott határidő: A szerződés lezárásától számított 8 év (Számviteli tv. alapján)

Ügyféladatbázis nyilvántartása – integrált vállalatirányítási rendszer üzemeltetése

• Az adatkezelő neve és elérhetőségei: NewAge Rent Korlátolt Felelősségű Társaság
  
• E-mail: newagerent@gmail.com
• Az adatkezelés jogalapja: GDPR 6. cikk (1) bekezdés b) pontja alapján az adatkezelés szerződés teljesítéséhez szükséges. Reklamáció esetén a GDPR. 6. cikk (1) bekezdés f) pontja alapján Adatkezelő jogos érdeke
• A személyes adatok kategóriái: életkor, név, születési idő, lakcím, gépjárművezetői engedély száma, bankkártya-és hitelkártya adatok, e-mail cím, mobilszám
• Harmadik országba történő adattovábbítás: nincsen
• Az érintett tiltakozása (jogos érdek esetén): Reklamáció esetén –amely jogos érdeken alapuló adatkezelés – érintettnek joga van Adatkezelőnél tiltakozni az adatai kezelése ellen, de ebben az esetben Adatkezelő bizonyítani tudja, hogy az adatkezelést kényszerítő ok indokolja
• Székhely: 6722, Szeged, Vitéz utca 19.
  
• Az adatkezelés célja: Autókölcsönzésre irányuló bérleti szerződés megkötése és teljesítése, számlázás, az ügyfelekkel való kapcsolattartás biztosítása
• Az érintettek kategóriái: Gépjárművet bérlő magánszemély ügyfelek
• A címzettek kategóriái: Esetlegesen baleset, káresemény bekövetkezésekor hatóságok, biztosító
• Adattörlésre előirányzott határidő: A szerződés lezárásától számított 6 hónap
• Technikai és szervezési intézkedések: Az adatokat Adatkezelő saját szerverén tárolja. A szerverszobához kizárólag 2 személy rendelkezik belépési jogosultsággal, IT biztonsági intézkedések

Adatvédelmi incidensek nyilvántartása

• Az adatkezelő neve és elérhetőségei: NewAge Rent Korlátolt Felelősségű Társaság
• E-mail: newagerent@gmail.com
• Az adatkezelés jogalapja: GDPR 33. cikk
• A személyes adatok kategóriái: az adatvédelmi incidens által érintett személyes adatok
• Harmadik országba történő adattovábbítás: nincsen
• Technikai és szervezési intézkedések: szerveren tárolva, megfelelő IT biztonsági intézkedések megtétele mellett
• Székhely: 6722, Szeged, Vitéz utca 19.
• Az adatkezelés célja: jogi kötelezettség teljesítése
• Az érintettek kategóriái: az adatvédelmi incidens által érintettek
• A címzettek kategóriái: Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság
• Adattörlésre előirányzott határidő: transzparencia, elszámoltathatóság és jogszerűség folyamatos igazolása szükséges

Adatvédelmi incidensek jelentése, kivizsgálása

Amennyiben az adatkezelő munkavállalói, megbízottai, illetőleg vele egyéb szerződéses jogviszonyban álló adatfeldolgozói adatvédelmi incidenst észlelnek, haladéktalanul kötelesek ezt az Adatkezelő részére írásban, az newagerent@gmail.com e-mail címre küldött üzenetben jelezni.

Az ügyvezető – a GDPR-ban meghatározott eljárásrendnek megfelelően – első lépésben kategorizálja az incidenst, vagyis meghatározza azt, hogy az érintett természetes személyek jogára és szabadságára milyen hatással van. (1. magas kockázat, 2. kockázat, 3. kockázat hiánya)

Ezt követően az adatkezelő ügyvezetője az incidenst legkésőbb a tudomására jutásától számított 72 órán belül a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság részére bejelenti. Amennyiben a bejelentés a fent megadott határidőben nem történik meg, a késedelmes bejelentéshez mellékelni kell a késedelem igazolására szolgáló indokolást is. 

Amennyiben az adatvédelmi incidens valószínűsíthetően magas kockázattal jár a természetes személyek jogaira és szabadságára nézve, az adatkezelő ügyvezetője indokolatlan késedelem nélkül tájékozatni köteles az érintettet is, kivéve, ha megfelelő technikai és szervezési védelmi intézkedéseket hajtott végre az incidenssel érintett adatok tekintetében, továbbá akkor sem, ha olyan egyéb intézkedéseket tett, amelyek biztosítják, hogy az érintett jogaira és szabadságaira jelentett magas kockázat a továbbiakban valószínűsíthetően nem valósul meg.

Az adatvédelmi incidensekről Adatkezelő ügyvezetője a 4. számú melléklet szerint nyilvántartást vezet. 

8. ÉRINTETTI JOGGYAKORLÁS

Az érintett alapvető joga a tájékoztatáshoz való jog, amelyet ügyfelei vonatkozásában Adatkezelő az általa üzemeltetett weboldal nyitóoldalán elhelyezett adatkezelési tájékoztatóval biztosít. Munkavállalóit a munkaügyi adatkezelésről és az elektronikus megfigyelőrendszerről készült szabályzat és tájékoztató átadásával és helyben szokásos módon történő kihirdetésével tájékoztatja. Az érintett jogosult az Adatkezelőtől tájékoztatást kérni, amelyet Adatkezelő 30 napon belül megválaszol írásban válaszol meg. 

Az érintettet megilleti a hozzáférés joga, amelynek értelmében jogosult arra, hogy az Adatkezelőtől visszajelzést kapjon arra, hogy személyes adatainak kezelése folyamatban van-e, amennyiben igen, úgy mi az adatkezelés célja, mely adatait kezelik és mely címzett(ek)el közölték az(oka)t, mennyi ideig tervezik kezelni. Kezdeményezheti továbbá személyes adatainak helyesbítését, törlését, kezelésének korlátozását, tiltakozhat továbbá személyes adatainak kezelése ellen. Megilleti továbbá érintettet a felügyeleti hatósághoz címzett panasz benyújtásának joga.

A helyesbítéshez való jog értelmében az érintett jogosult arra, hogy kérésére az Adatkezelő helyesbítse a rá vonatkozó pontatlan adatokat, illetőleg kérheti a hiányos személyes adatok kiegészítését.

Az elfeledtetéshez való jog alapján az érintett jogosult arra, hogy kérésére az Adatkezelő törölje a rá vonatkozó személyes adatokat. Az Adatkezelő pedig köteles arra, hogy az érintettre vonatkozó személyes adatokat haladéktalanul törölje, amennyiben:

• a személyes adatokra már nincs szükség;
• az érintett tiltakozik az adatkezelés ellen;
• az érintett a hozzájárulását visszavonja;
• a személyes adatokat jogellenesen kezelték;

Az adatkezelés korlátozásának joga értelmében az adatokat pusztán tárolni lehet, egyéb adatkezelés kizárólag érintett hozzájárulásával, jogi igény előterjesztése céljából lehetséges. Az érintett jogosult arra, hogy kérésére az Adatkezelő korlátozza az adatkezelést, ha:

• az érintett vitatja az adatok pontosságát;
• az Adatkezelőnek már nincs szüksége a személyes adatokra, de az érintett kéri, azok korlátozását a jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez, védelméhez.
• az adatkezelés jogellenes és az érintett az adatok törlése helyett azok korlátozását kéri;

Az érintettek az őket megillető jogok gyakorlását az Adatkezelő newagerent@gmail.com e-mail címére küldött írásbeli megkeresés útján gyakorolhatják.

Amennyiben az adatkezelési elveket megsértjük, az érintettek a bíróság előtt gyakorolhatják jogérvényesítési lehetőségeiket, polgári per keretében. A per elbírálása a törvényszék hatáskörébe tartozik. A per az érintett ügyfelünk lakóhelye szerinti törvényszék előtt is 

Ezen túlmenően az érintettek panasszal élhetnek a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság (1125 Budapest, Szilágyi Erzsébet fasor 22/C) előtt.

MELLÉKLETEK

1. SZÁMÚ MELLÉKLET: ADATVÉDELMI HATÁSVIZSGÁLAT SZÜKSÉGESSÉGÉNEK FELMÉRÉSE

Ügyféladatok kezelése 

Kezelt adatok:

• Kötelező:

életkor, név, születési idő, lakcím, gépjárművezetői engedély száma, bankkártya-és hitelkártya adatok, e-mail cím, mobilszám,

• Eshetőleges:

járatszám, törzsutasszám, telefonszám

Tervezett adatkezelési műveletek:

- autókölcsönzés céljából bérleti szerződések megkötése, számlázás;
- káresemény, baleset , bírság esetén kapcsolattartás a hatóságokkal, biztosító társasággal, a bekért adatok továbbítása a részükre;
- ügyfelek reklamációjával kapcsolatos ügyintézés;

Az adatkezelés célja:

- Autókölcsönzés céljából bérleti szerződések megkötése, teljesítése

A kezelt adatok körére és a fent leírt folyamatokra tekintettel az adatkezelés várhatóan nem jár magas kockázattal, így az Adatkezelő adatvédelmi hatásvizsgálat lefolytatására a GDPR 35. cikkének értelmében nem köteles.

Az adatkezelés célja:

Adatkezelő székhelyén található nagy mennyiségű és jelentős értékű gépjárművek vagyonvédelme.

A kezelt adatok körére és a fent leírt folyamatokra tekintettel az adatkezelés várhatóan nem jár magas kockázattal, így az Adatkezelő adatvédelmi hatásvizsgálat lefolytatására a GDPR 35. cikkének értelmében nem köteles.

2. SZÁMÚ MELLÉKLET: ÉRDEKMÉRLEGELÉSI TESZT A SZÉKHELYEN MEGVALÓSULÓ KAMERÁS ADATKEZELÉS TÁRGYÁBAN

Az adatkezelő megnevezése:

NeaAge Rent Korlátolt Felelősségű Társaság
székhely: 6722, Szeged, Vitéz utca 19.
cégjegyzékszám: 06 09 025071
adószám: 26666198-2-06
weboldal: www.newagerentkft.com
képviseletében: Fazekas Tamás, Joó Gergely ügyvezető
e-mail címe: newagerent@gmail.com
a továbbiakban: Adatkezelő, úgyis, mint munkáltató.
Az érdekmérlegelési teszt elvégzésének oka:

Adatkezelő fő tevékenysége az autókölcsönzés, amely tevékenység során nagy értékű gépjárművek kölcsönzését biztosítja ügyfelei számára. A gépjárműveket többek között a székhelyén kialakított parkolóban tárolja, ahol vagyonvédelmi célból elektronikus megfigyelőrendszert üzemeltet. 

Adatkezelő székhelyén található egy irodaépület is, ahol különösen, de nem kizárólagosan ügyfeleket, partnereket fogad, postai küldeményeket vesz át stb. Ezen tevékenységek során külső, harmadik személyek lépnek a területre és így szerepelnek az elektronikus megfigyelőrendszer által készített kamerafelvételeken. Az Adatkezelő által végzett, fent részletezett adatkezelésnek a jogalapja az Adatkezelő jogos érdeke. 

A 2016/79 EU Rendelet (a továbbiakban: GDPR) 6. cikk (1) bekezdésének f) pontja szerint alkalmazható jogalap: Adatkezelő jogos érdeke

Az Adatkezelő székhelyére belépő személyek képmásának, mint személyes adatnak a kezelése jogszerű abban az esetben, amennyiben a személyes adat kezelése és felhasználása az Adatkezelő jogos érdekének érvényesítése céljából szükséges.

Az adatkezeléshez fűződő törvényes, egyértelmű, valós érdek:

A kamerák által megfigyelt területen Adatkezelő több száz millió forint értékű gépjárművet tárol, amelyek nélkülözhetetlenek a munkáltató fő tevékenységének ellátásához és amelyeknek vagyonvédelme az elektronikus megfigyelőrendszer kiépítésével megfelelően biztosítható.

Rendelkezésére áll-e az Adatkezelőnek egyéb módszer, megoldás, amellyel székhelyén a vagyonvédelmet megfelelően biztosítani tudja? 

Nem áll rendelkezésre. Bár Adatkezelő a székhelyén 22.00-06.30 óra között portaszolgálatot üzemeltet, amely biztosítja, hogy a székhely területére a bejárati kapun a megadott időben kizárólag Adatkezelő munkavállalói és ügyfelei jussanak be. Ugyanakkor a portafülkében szolgálatot ellátó egy fő a terület nagyságára tekintettel nem tudja folyamatosan ellenőrizni a teljes telepet, a portaszolgálatot ellátók munkájához is elengedhetetlen a kamerarendszer működtetése, hogy folyamatosan ellenőrizni tudják a telepen parkoló autókat és így biztosítani tudják a megfelelő védelmet.

Az Adatkezelő érdekeinek a székhelyre belépő személyek érekeivel, jogaival történő összevetése alapján elért ideiglenes egyensúly:

Az Adatkezelő székhelyére belépő természetes személy információs önrendelkezési joga alapján saját maga rendelkezik saját adatai felett. Alapvető érdeke a Ptk.-ban, az Infotv.-ben és a Btk.-ban szabályozott, személyes adatok védelméről szóló, magánszféráját és személyiségi jogait védelmező rendelkezések érvényesülése.

Ugyanakkor a megfelelően biztosított vagyonvédelem elengedhetetlen ahhoz, hogy az Adatkezelő a tevékenységét el tudja látni. Az autókölcsönzési tevékenység zökkenőmentes ellátása érdekében Adatkezelőnek százas nagyságrendű gépjármű flottája parkol a kamerás megfigyelőrendszerrel védett területen, amelyek jelentős vagyoni értéket képviselnek és egy esetleges lopás, rongálás a tevékenységét, tágabban értelmezve pedig a munkavállalóinak munkáját és megélhetését veszélyezteti. Kiemelendő, hogy a portaszolgálatot ellátó munkavállalók munkájának ellátásához szintén elengedhetetlen az elektronikus megfigyelőrendszer működtetése. 

Biztosítékok és végleges egyensúly:

A kép- és hangfelvételeket Adatkezelő a személy- és vagyonvédelmi, valamint a magánnyomozói tevékenység szabályairól szóló 2005. évi CXXXIII. törvény (a továbbiakban: Szvtv.) 31. § (2) bekezdés rendelkezéseinek megfelelően kezeli és 3 napig tárolja. A tárolási idő elteltével a rendszer a felvételeket automatikusan törli a tároló szerverről. Ha a felvételen szereplő érintett jogát, jogos érdekét érinti, jogos érdekének igazolásával kérheti az Adatkezelőtől, hogy a róla készült felvételt az őrzési idő lejártával ne semmisítse meg, illetve ne törölje. Az érintettnek lehetősége van az Adatkezelőnél kezdeményezni a róla készült felvétel visszanézését a munkáltató ügyvezetője és az informatikus munkatárs jelenlétében. Tekintettel arra, hogy az adatkezelés az Adatkezelő jogos érdekén alapul, az érintett tiltakozhat személyes adatai kezelése iránt. Ebben az esetben a személyes adat nem kezelhető tovább, kivéve, ha az Adatkezelő bizonyítani tudja, hogy az adatkezelést kényszerítő ok indokolja.

Bíróság, vagy más hatóság megkeresésére - bírósági-, vagy hatósági határozat felmutatását követően – az Adatkezelő a rögzített képfelvételt haladéktalanul átadja. Amennyiben a megkeresésre attól számított harminc napon belül, hogy a megsemmisítés mellőzését kérték, nem került sor, a rögzített képfelvételt, valamint más személyes adatot meg kell semmisíteni, illetve törölni kell.

A felvételek tárolására szolgáló szerver egy elzárt helyiségben található, amelyhez kulccsal kizárólag az Adatkezelő ügyvezetője és informatikus munkatársa rendelkezik, akik a kulcsot folyamatosan maguknál tartják. 

Adatkezelő az elektronikus megfigyelőrendszer működtetéséről, a kamerák elhelyezéséről, az adatkezelés céljáról, jogalapjáról, a hang- és képfelvételek őrzési idejéről tájékoztatók készít az érintettek számára, amelyet a bejáratnál (az egyetlen belépési pont) kihelyez és ezzel biztosítja, hogy az abban foglaltakat az érintettek megismerhessék. Kihelyez továbbá a bejáratnál egy elektronikus megfigyelőrendszer működtetésére figyelmeztető piktogramot is, figyelemfelhívás céljából.

Az érdekmérlegelési teszt eredménye, a megfelelés bizonyítása és az átláthatóság biztosítása:

A jelen érdekmérlegelési tesztben részletesen kifejtett, az Adatkezelő személyes adatok kezeléséhez fűződő érdeke felülmúlja az érintettek személyes adatainak védelméhez fűződő érdekeit, tekintettel az alábbiakra:

• az Adatkezelőnek valódi és lényeges érdeke fűződik az érintettek képmásának felvételéhez, kezeléséhez, jogszabályban rögzített ideig tartó őrzéséhez,
• a nevezett személyes adatok kezelése nem okoz jelentős érdeksérelmet az érintettek számára,
• az elektronikus megfigyelőrendszer üzemeltetése fentieken túlmenően az Adatkezelő portaszolgálatot ellátó munkavállalóinak megfelelő munkavégzéséhez is elengedhetetlenül szükséges,
• az Adatkezelő által nyújtott biztosítékok és az adatkezelésre irányadó jogszabályok maradéktalan betartása, valamint az adatbiztonsági intézkedések a személyes adat kezelésével járó érdeksérelmet tovább csökkentik.

Összegzés:

Az érdekmérlegelési teszt eredményeként tehát megállapításra került, hogy a GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pontjában meghatározott adatkezelési jogalap a tárgybeli személyes adatok kezelése vonatkozásában fennáll. Vagyis a tárgybeli személyes adatok kezelése és felhasználása Adatkezelő által további külön hozzájárulás nélkül is kezelhető.